Format dan Contoh Notulensi Rapat di Desa

KONSIDERAN – Rapat  dalam sebuah institusi pemerintahan desa sudah menjadi hal biasa, baik yang sifatnya rutin/periodik ataupun yang bersifat insidental.  Namun agar  sebuah rapat mempunyai bukti tertulis atas jalannya rapat, maka perlu adanya notulensi rapat.

Sebab notulensi rapat  merupakan  catatan tertulis tentang pembicaraan dalam sebuah  rapat.  Dengan adanya notulensi rapat akan  tergambar  berlangsungnya sebuah rapat.  Permasalahan-permasalahan yang dibahas dan kesepakatan yang diambil dalam rapat akan terekam dalam bentuk tulisan yang dapat diarsipkan.

Yang perlu diperhatikan dalam penulisan notulensi rapat harus bersifat obyektif, artinya yang dicatat notulis adalah hasil pembicaraan dan keputusan rapat, bukan hasil pemikiran notulis ataupun keputusan pribadi pemimpin rapat.

 

Fungsi Notulensi Rapat

Adapun fungsi notulensi rapat adalah sebagai berikut:

  1. Sebagai dasar dan acuan untuk pertemuan rapat selanjutnya dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan yang belum terselesaikan.
  2. Sebagai dokumen yang nantinya disimpan sebagai arsip dalam organisasi tersebut.
  3. Sebagai alat pengingat mengenai catatan atau hal-hal pokok yang telah dibicarakan dalam rapat yang disusun dalam bentuk notula rapat.
  4. Sebagai sumber informasi bagi peserta yang tidak bisa hadir sehingga dapat mengetahui hal-hal apa saja yang telah dibahas dan dapat mengetahui bagaimana rapat berlangsung.

 

Format Notulensi Rapat

Secara terperinci format  notulensi rapat dapat diuraikan sebagai berikut:

  1. Kop nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat.
  2. Judul notula.
  3. Hari, tanggal, waktu dan tempat.
  4. Sifat rapat, apakah rapat rutin atau berkala, rapat khusus, dan sebagainya.
  5. Pimpinan dan notulis rapat dituliskan.
  6. Nama peserta rapat yang hadir.
  7. Susunan acara rapat.
  8. Ringkasan jalannya rapat. Pertanyaan dan ide atau masukan dari peserta perlu dituliskan.
  9. Hasil atau keputusan rapat.
  10. Catatan khusus.
  11. Nama dan tanda tangan pimpinan dan notulis.

 

Contoh Notulensi  Rapat

Berikut ini contoh notulensi rapat :

 

  KOP SURAT

 

NOTULENSI RAPAT PENETAPAN ANGGARAN  PILKADES

                DESA SIMULASI, KECAMATAN SIMULASI

 

I.  RAPAT / SIDANG DILAKSANAKAN PADA :

  • Hari                       : Sabtu
  • Tanggal               : 17 Juli  2021
  • Dimulai Pukul      : 14.00 WIB
  • Tempat                : Balai Desa Simulasi
  • Ketua Rapat        : Ketua Panitia PILKADES 2021
  • Notulen Rapat     : Sekretaris Panitia PILKADES 2021

 

II. RAPAT SIDANG DIHADIRI

  • Menurut Undangan : 25
  • Yang hadir                  : 25

 

III. ACARA RAPAT

  • Pembukaan
  • Penjelasan mengenai anggaran PILKADES 2021
  • Penetapan anggaran  PILKADES 2021
  • Resume
  • Penutup

 

IV. JALANNYA RAPAT

  • Pembukaan tepat pukul 14.00 WIB dengan ucapan Basmalah rapat dibuka oleh ketua rapat.
  • Dalam acara kedua ketua sidang menjelaskan mengenai anggaran  PILKADES 2021.
  • Melalui beberapa pertimbangan yang telah dimusyawarahkan secara mufakat, telah ditetapkan Anggaran PILKADES 2021 dengan total  150.000.000 dengan rincian sebagaimana terlampir. Dan Pencairan biaya PILKADES dalam APBDes akan dibagi  menjadi 2 tahapan.

 

V.  RESUME RAPAT

Setelah dibahas secara seksama sesuai dengan ketentuan / norma yang berlaku dengan dasar musyawarah dan penuh tanggung jawab. Sidang menetapkan Besar pembiayaan untuk anggaran PILKADES 2021 sebesar Rp. 150.000.000 dengan rincian sebagai berikut: APBD Kabupaten Rp. 76.000.000 dan APBDes Rp 74.000.000 yang pencairannya akan dibagi menjadi 2 tahap.

 

VI. PENUTUP

Ketua sidang menutup rapat pada pukul 16.00 WIB dengan mengucapkan  hamdalah.

 

Di bagian akhir  notulensi rapat  ditulis nama pimpinan rapat dan notulisnya dan disahkan dengan tanda tangan.

Keputusan yang diambil dalam rapat sebaiknya dicatat secara teliti dan lengkap agar tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda bagi para peserta rapat maupun pegawai yang tidak bisa hadir dalam rapat tersebut.

Sebelum rapat diakhiri, sebaiknya notulis membacakan notulanya sehingga para peserta rapat dapat memberikan masukan jika masih ada kekurangan, untuk penyempurnaan notulensi.(*)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *